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Ana Clara Lazarini, Barbara Lores e Letícia Barbano

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Reflexões para mulheres reais

6 dicas para otimizar seu tempo e organizar sua rotina

Em meio a tantos compromissos diários, quem nunca desejou que o dia tivesse 48 horas?

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Em meio a tantos compromissos diários, quem nunca desejou que o dia tivesse 48 horas? Já li muitas dicas de diversos especialistas sobre organização de tempo e confesso que algumas estão longe de serem praticáveis.

É claro que organizar a própria rotina é algo extremamente singular. Determinados temperamentos e personalidades se encaixam em um ritmo de vida mais agitado e com muitos afazeres; outras pessoas têm dificuldade de fazer muitas coisas ao dia e  sentem-se estressadas por isso.

Coloco aqui seis dicas que me ajudaram a otimizar meu tempo e organizar minha rotina. São itens que deram certo para meu estilo de vida, rotina e temperamento. Pode ser que algumas funcionem para você, pode ser que não.  O ideal é encontrar seu estilo de organização e respeitar seus limites. Depois você conta nos comentários como se organiza :-)

1) Usar Agenda – Do jeito certo!

Parece óbvio, mas uma grande parte das pessoas não usa agenda. Bilhetes, anotações no calendário e planners semanais são interessantes, já utilizei todos eles, mas compromissos a longo prazo foram esquecidos por esses meios. Eu não sabia utilizar agenda até os meus 17 anos. Achava que bastava anotar os compromissos no dia correspondente. Não adiantava nada: eu esquecia de olhar a agenda e perdia várias obrigações! Foi aí que uma amiga me ensinou uma maneira mais esperta de utilizá-la: anoto o que preciso fazer no dia que preciso fazer, mas também anoto um lembrete de compromissos importantes alguns dias antes. E todo dia olho o que tenho para fazer hoje e amanhã! Ah! Para criar o costume de olhar a agenda, estabeleça horários, por exemplo, no café da manhã e na hora do almoço.

2) Priorizar tarefas

A agenda te ajuda a organizar o que você precisa fazer. Com a organização do tempo é mais fácil visualizar seu dia e evitar perder tempo com distrações. Ok, mas e quem tem um volume imenso de tarefas por dia? Algo interessante é dividir estas tarefas (por cores ou por símbolos, como preferir) em: alta prioridade, média prioridade, baixa prioridade. Obviamente as de alta prioridade você tem que cumprir naquele mesmo dia. As de média, depende. As de baixa, depende também. Se você cumpriu as atividades de alta prioridade e sobrou tempo para cumprir as de média, legal, siga em frente. Sobrou tempo para cumprir as de baixa? Melhor ainda! Porém, se aconteceram imprevistos, ao menos as de alta prioridade você cumpriu. Chegar ao final do dia com uma listinha de tarefas cumpridas dá uma sensação de dever cumprido que gera bom humor e bem estar! Sério, vale a pena!

3) Técnica Pomodoro

Nesta técnica, criada por Francesco Cirillo, o seu trabalho é dividido em partes de 25 minutos. Você trabalha este tempo sem interrupções (vale colocar um cronômetro se você não tiver muito foco) e depois descansa 5 minutos. A cada 4 pomodoros (ou seja, a cada 2 horas) faça uma pausa maior (30 minutos). Usar a técnica engessada é um tanto complicado, pois às vezes você está no embalo do trabalho e não dá para parar. O interessante é cada um dividir seu tempo em pequenos blocos e ter pequenas pausas entre esses blocos. Particularmente, costumo dividir minhas tarefas em blocos de 40 minutos. No intervalo, tomo um café, acesso as redes sociais, dou uma volta ou converso com alguém. Se a tarefa está maçante, minha pausa é maior que 5 ou 10 minutos. Para quem nunca tentou isso, tente, pois o aumento na produtividade é realmente grande.

4) Aproveitar intervalos ociosos

Andar de ônibus ou metrô pode ser um tempo desperdiçado. Esperar alguém, idem. Ler um livro ou jornal, organizar a agenda, ouvir uma música, rezar, escrever emails, enfim… Há muitas possibilidades para usar aqui o tempo que você usaria em alguma tarefa ao longo do seu dia.

Muitas pessoas que costumam ter duas horas de almoço utilizam o tempo que sobra para assistir televisão ou tirar um cochilo, como uma espécie de descanso para a segunda jornada de trabalho. Isso é muito bom e ajuda a diminuir o estresse, mas, uma vez por semana, vale usar alguns minutos do ócio para fazer alguma tarefa de auto cuidado – como tirar sobrancelhas, fazer a unha ou depilar o buço. Este é um combo: melhora de autoestima e otimização do tempo!

5) Prometa a si mesmo recompensas

Estabeleça metas ao longo do dia – podem ser as tarefas de alta prioridade de sua agenda – e, depois de cumpri-las, prometa a si mesmo alguma recompensa: assistir a um filme/série, um jantar mais caprichado, um chocolate extra, enfim, algo que lhe motive.

6) Atividade Física, Lazer e Sono

Depois de um dia gigante, será que dá tempo de cuidar da saúde? Na verdade, há uma relação direta entre maior produtividade e boa saúde física e mental. Passar 30 minutos na academia três vezes por semana pode parecer perda de tempo, mas pessoas que estão acostumadas com certo esforço físico semanal conseguem aguentar com mais eficiência esforços mentais. Além disso, estabelecer uma rotina de exercícios ajuda na autodisciplina, um item importante quando falamos em organização e otimização do próprio tempo.

O lazer – ao longo do dia representado pelas pequenas recompensas – e aos finais de semana – de uma maneira mais intensa – são essenciais para não fazer o cérebro “pifar” por exaustão.

Por último, sei que quando estamos com o tempo apertado a primeira coisa que sacrificamos é o sono. Cada pessoa tem um número de horas diárias que precisa dormir para se recuperar. Não se culpe se seu número são 9 horas. Às vezes é melhor dormir mais e ficar bem o resto do dia do que dormir pouco e não conseguir cumprir seus compromissos por dores de cabeça, mau humor e cansaço.

Plus!

Utilize a tecnologia a seu favor baixando aplicativos de organização de tempo e rotina. Pode ser que funcionem melhor que as tradicionais agendas e outros conselhos aqui listados.

E você, quais suas dicas?

 

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